用一分鐘為工作分段_小眼睛貓頭鷹 EMBA
我有個建議：請你先從提升平時工作速度開始訓練──不是普通的「增加效率」或「縮短時間」，而是要能夠「一分鐘搞定」。
或許你會覺得，這怎麼可能？請把想法做個一百八十度大翻轉，拋棄「這件工作做完，看時鐘已經過了一小時」的心態，一開始就要抱持「只有一分鐘可以處理這份工作」的決心。「一分鐘後沒搭上電車就來不及」、「客戶再一分鐘就到了」……先想定這樣的情況，就沒那麼不可思議了。
為什麼是「一分鐘」？
因為我們人類的體感，可以大致掌握一分鐘的長度。想像手錶秒針轉一圈會更清楚，腦中浮現錶面之後，要二等份、三等份、四等份都可以。用影像來分辨會較簡單。
「一小時做完工作」、「十分鐘演說」……這樣是不行的。
光是想時間怎麼安排就頭大了。時間長，誤差自然也大，多出來的時間就浪費掉了。
如果有人要求你在「一分鐘內說完」，心底自然會覺得必須說得簡潔有力。至少會開始考慮「那個小故事應該說得完」、「這個話題應該立刻能搞定」。
如果以一分鐘為單位來給工作分段，就沒時間考慮多餘的事情。而且會因為採用「短短一分鐘內能做什麼」的觀點，而立刻切入核心部分。這不但需要過人的集中力，也會完全改變工作的品質與創意。
反覆練習這個動作，就能更準確的掌握一分鐘長度，處理工作量也會增加。如此一來當然也能增加自信，獲得周遭人士的正面評價。
這一點也不難。我們經常怕麻煩而把工作往後延，但是工作堆得越久，就變得越麻煩，也越不想動手處理，結果只能花費更多不必要的時間與勞力。反而是一開始下定決心快速完成，處理起來會驚人的快。
比方說，我曾經跟某大學的職員洽談某項活動，「名稱大概如此這般，時間地點如此這般就好，要如此這般召集人群，然後如此這般進行活動。」我才說完，對方已經當場輸入電腦、做出宣傳手冊草稿了。
我要做的只有簡單審核而已，因為如此，當天的洽談只花數分鐘就搞定。
如果當時他說：「那我回去整理一下剛才的內容，改天再給你看成果。」我們就必須再找時間見面，記憶與衝勁也會消失，又要從頭開始暖身了。
這多麼浪費時間啊！如果是要追加新資訊，確實必須隔一點時間，但是除此之外，工作的原則還是「打鐵趁熱」。
所以才要把標準定為「一分鐘」。
一分鐘足足是十五秒廣告的四倍
但是真的想用一分鐘完成工作，確實需要正確的訣竅與訓練。
最重要的大方向有兩個。第一是把一分鐘的感覺磨練得更敏銳。有時候自以為是一分鐘，實際上卻已經過了三分鐘；也可能全心投入談話和作業中，就忘了一分鐘的限制。雖然一分鐘是每天都要接觸的時間單位，但如果沒有培養體感，並無法確實掌握。所以要先提升對一分鐘的精確掌握度。
另一個方向，就是學會「密度感」。一分鐘雖然很短，但只要有心，其實能做很多事。我們要追求的並非物理數量，而是意義的數量。
比方說我認識一位牙醫，他說就連刷牙，有人能刷出心得，有人則不行。刷牙的時間明明一樣長，不懂刷牙的人就是容易蛀牙。所以只要練好刷牙技巧，自然就不會蛀牙了。能夠擺脫蛀牙的恐懼，對日常生活來說也是一大好處。可見「有意義的刷牙才重要」。
再舉個簡單的例子，請思考一下電視廣告。對廣告公司來說，每十五秒就是一個單位。在創意激發階段中，如果沒練好體感，掌握「在這個橋段裡加入這個要素才能控制在時間限制內」之類的感覺，就不用做廣告了。
齋藤 孝/明治大學文學院教授
(本文節錄自《老闆開口前就完成了！：運用一分鐘重點工作術，抓住問題核心，迅速搞定！》，臉譜 ，2011年9月9日出版)
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