每項數字都是你的決定、不是猜測
布萊恩．芬奇(Brian Finch)/資深特許公認會計師(FCCA)
編按：公司明年度的預算編列好了嗎？預算的編列不是填空題，而是跟下年度的策略有關，非財務人員在估預算時該抱持怎樣的觀念呢？以下書摘提供您參考：
預算有不同的類型。基本的預算編製，從構思銷售活動的水平並據此擬出相關開銷著手。不過，有些企業採用「按活動編列預算」或「彈性編列預算」，利用公式計算出公司人員從事商業活動的支出，而且每個月的預算報告內容取決於商業活動的水平。這個方法相當複雜，有時候反而讓人覺得公司沒在做預算，因此我會把重點放在比較傳統的預算編製作業。
每項數字都是你的決定、不是猜測
有這麼一句英文老玩笑：Assume makes an ass of u and me（假設，害你我顯得真蠢； assume這個字拆開剛好就是ass-蠢蛋、u-你，和me-我）。我們假設事情是如何，卻沒有確實檢驗那麼假設對不對，沒有意識到假設本身可能就是錯的，也沒想過錯誤假設會造成什麼後果。
你該做的是提出明確的預算假設，並把這些數字寫下來：銷售要提高5％；物業稅會增加3％，租金持平；一月薪資調高3％，員工人數不變；本年不編列教育訓練預算……等等。跟上一期一樣沒有變動的部份，要明確說明，因為不變動的數字預估反而可能很重要。舉例來說，選擇不編列教育訓練預算，做來很容易，但是卻可能代表一項重大的商業決策，你應當深思熟慮，而不只是輕輕帶過。
在正式發表這些假設之前，請先與你的同事討論。你得確保他們不只同意你的預測，還支持這些預測背後所隱含的決策。如果你們公司裡的營運經理認為刪除訓練預算的想法非常糟糕，可能會導致之後無法維持相同的營運水平，那麼千萬不要一廂情願的做假設、以行動完成預算，期末提出最後結果，造成既定的事實。你得記住，預算很可能會逼迫決策。假使六個月後，營運經理回來表示有三個人確實必須接受安全衛生課程訓練，而你回以：「抱歉，沒有預算」時，那會導致雙方產生摩擦，如果營運經理就此擺爛，公司因為欠缺必要的訓練而未能通過安全檢查，這種後果相當不利。
編預算很像是經營合資企業。它絕對不應該由財務單位在與世隔絕的條件下單獨產生，然後交給執行的人。在編列預算的初期階段，必須得讓要按照預算執行工作的人參與，你做預算的目的是幫助大家全力投入計畫，而不是要人家照辦就是了。如果他們只斷斷續續地參與其中的一部分，譬如：提出一些假設和評估最後的結果，他們很可能日後不會按照預算來做日常工作的決策，也不會全心投入完成這項計畫。
銷售目標不是喊的，是算的
編列預算時，不應該從參照去年的開支開始著手，而是先預估未來一年的銷售。
大多數的企業會想要編列出一份涵蓋未來一整年、詳細到每月數字的預算，通常還附帶之後一、兩年的粗略預估。來年每月銷售額的預估，可能是基於前一年（今年）達成的銷售成績，然後按照需求變動、定價以及你做預算時本年已有多少交易天數……等細節的可能變動來做調整。顯然，這意味著你不能在離年底還太早的時候就開始編預算，因為這樣你會漏掉好幾個月的數據。然而，你不應該直接使用去年的數據。你要問自己，公司目前的狀況如何？有什麼改變？畢竟，如果所有的事情都維持不變，根本就不需要費心編預算。
因此，你要從當年度的實際數據著手，並預測該年度剩餘幾個月的數據（通常是在九月底、十月做來年預算）。不要直接套用去年寫預算時的預估數字，用它們來權充今年剩下那幾個月的數字，除非你有信心那是最好的預測。你要評估正在發生的經濟趨勢變化。回顧前幾年的結果來提醒自己這些年來的趨勢變化，是非常有用的做法。如果銷售數字顯示經濟趨勢是下滑的，而你的預算數字卻出現上揚走向，那麼，你得自問你的預算中有什麼因素引起這樣的改變？
預測銷售時，要儘可能詳細的擬出銷售數據，不要只是在今年的數據上加個百分比（只因為老闆要你成長）。你要製作一份現金預算及一份預算損益表，所以選擇什麼時間做什麼事，是非常重要的。如果某個月份發生了重大的開支或銷售，那可能會影響你公司月底的付帳能力。
成本預算，先看比例再看金額
因此你會有月計、週計或甚至日計的銷售預算計畫。然後你要據此來編列預算的各項成本，如果你還不清楚你的營運行為得涵蓋哪些成本，就看看貴公司的損益表有哪些科目吧。預估銷售時，要考慮什麼時候手上必須有存貨及什麼時候要付款，同樣還得注意到那些衍生出來的服務成本，例如運輸等。至於人工成本和水電等成本，在某種程度上會隨著產出而變動（記住，即使每月的員工人數沒有調整，你還是要考慮是否有加班的情況），你要計算這些成本，並將它們納入預算。
編完成本後，永遠都要仔細核對，以確保每筆項目跟前幾年一樣代表相同的銷售百分比。如果不一樣，千萬不要硬湊，因為，了解為什麼數據會不同（例如人員薪資佔比增加了、或是生產成本佔比降低了）是很重要的。(本文節選自《老闆一定會問你的財務知識：不論在哪個部門都能創造獲利，這種人最有前途》一書，大是文化 2010年10月出版。)
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