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給專案經理的忠告_小眼睛貓頭鷹EMBA文章

常言道，要發揮效率必先了解自己。對管理工作的洞察力無疑是提升效率的一個重要步驟，成功與否，取決於經理人對工作壓力和困境的了解和反應。閔茲伯格對此提出三個經理人應該關切的特定面向。我相信這三個面向同樣適用於專案經理：

1.專案經理必須尋求有系統的方式以分享特定的資訊。像是聽取重要團隊成員的例行簡報，持續記錄供少數人查閱的日誌，或是將記憶所及之事錄音下來等方式。一旦重要成員擁有較充足的資訊時，許多的決定就可自行處理，不必事事求教於專案經理。瑪格麗特‧菲特利（Margaret Wheatley）在1994年出版的《領導統御與新科學》（Lead-ership and the New Science）一書中寫道，資訊具有自我組織的特性，當所有團隊成員都能一同分享專案經理的資訊，並加以使用時，對整個團隊的助益甚大。

2.專案經理必須專注於必要議題，著眼於大局，並適切地運用分析資料，以免流於膚淺。總之，權衡過事情的輕重緩急，專案經理就不致於在瑣事上浪費太多的時間。團隊成員也能夠挪出時間分析專案計畫的現況。專案經理必須能夠充分利用團隊成員的付出，並採取適當的行動。

3.專案經理必須化責任為優勢，化希望為責任，而得以控制自己的時間。在經理人繁重的工作責任中，有許多都是很耗費時間的。有效率的經理人能將責任轉化為正面之事。譬如，把提案變成一次為團隊遊說爭取資源的機會，把拜訪客戶變成一次成交更多生意的契機。而當經理人開始發動一項專案計畫或是一個分項計畫，則可能會責成其他成員向他報告。

給專案經理的忠告

有些經理人的確花了許多時間在規畫上，以致於許多人很容易就斷定專案經理也理應如此。就我看過的重要案例研究，凡是關於專案經理的表現和專案成敗的研究，規畫永遠居於關鍵地位。由優秀的專案經理推動卓越的專案計畫，或許真的很重要，但並非必然。在我所有的著作中都一再強調：規畫的首要準則，就是應該由執行者擬訂，基於兩個重要理由：

1.人們之所以不願奉行他人的計畫，通常並不是因為過於自大，而是因為計畫本身有問題，像是在預估、優先順序方面有問題，或是不夠周延。

2.總體而言，整個團隊的思維和個人的思維並不盡相同（這裡的個人是指專案經理）。

就促使專案團隊獲得成效這方面而言，專案經理的確需要能夠掌控全局。而掌控的定義為，把現況與預訂的狀況做個比較，因此，當情況偏離原訂計畫時，就能夠進行修正；換言之，當你毫無計畫時，由於沒有任何可資評估整體進展的憑據，導致你根本無從控制。因此，規畫並非可有可無，而是絕對必要的！假使有更多的總經理把時間花在規畫上，或許出現危機的組織就能更少。

詹姆斯．路易斯(James P. Lewis)/國際知名專案管理大師

(本文摘自《專案管理聖經》，臉譜出版，2010年4月。)